年終經銷商大會組織召開工作，我把他分為兩大部分：組織與創(chuàng)新 　　 

1、組織：　

如何安全、順利的組織一場大型的經銷商會議，必須放到第一位，畢竟參會人數(shù)眾多，很多企業(yè)的會議又是在外地召開，且參會經銷商與企業(yè)間的關系并不是正式層級管理關系，加上參會人員大多相互不是太熟，這都給經銷商會議組織工作帶來了難度。那么，我們所要做的就是把這些難點分解，形成諸多明晰的控制節(jié)點，再逐一安排人員和組織做到每個節(jié)點受控，難題就會迎刃而解，大致操作如下： 　　 

1.1確定目的：　

年終經銷商大會召開，必定要首先確定召開的目的，是政策宣貫為主，還是新品發(fā)布為主？是強鼓舞氣為主，還是強調營銷策略？這是個首先需要定性的工作。 　　 

1.2費用預算：　

根據所確定的目的，來編制財務預算，本次會議大約需要多少經費，需要明確，因為這個直接關系到后期執(zhí)行操作的諸多層面，我們在做活動策劃設計與執(zhí)行時，考慮這些項目是否可以策劃時，首要依據還是費用是否可以支持。比如：想邀請某些大腕出場、租用的星級酒店場地等等都與費用息息相關。 　　 

1.3地點：　

地點的選擇大體可以分為兩個層面，即城市與召開場地，當然，這個除了跟預算有關系外，還需要考慮品牌調性、營銷策略、新產品定位于特質能因素。 　　 

選擇城市就要考慮城市的調性與特質，屬于大環(huán)境，比如選擇井岡山和深圳招開，那傳遞的信息和體驗感受必定不同，井岡山是土地革命初期中國工農紅軍革命遺址最集中的地方，必定傳遞著紅色氣息，如果會議目的是強化鼓舞士氣，發(fā)揚革命精神的，無疑是個不錯的選擇；而深圳則強調現(xiàn)代氣息，開放自由。還有些企業(yè)選擇國外某個城市，當然也是考慮國家和具體城市的調性和特質。 　　 

召開場地的甄選則是選擇小環(huán)境，一般備選的有政府招待酒店、涉外商務性酒店、風景區(qū)內田園山莊，或者出海油輪、航母、泰山帶有商務娛樂性功能的場所等，都是需要根據會議目的，來選擇與其配套的會場特質。如同企業(yè)規(guī)模擴張了，可以選擇深圳沙頭角的明思克號航空母艦來召開年會，旨在體現(xiàn)企業(yè)規(guī)模同時，還具有經銷商同船出征，并肩作戰(zhàn)的寓意。 　　 

1.4時間：　

什么時候召開要盡早確定，召開時間一般提前一個月確定為好。因為召開時間直接牽涉后期諸多工作的開展。如酒店賓館的會議室、房間預訂，會場的現(xiàn)場設計與布置，以及經銷商的車船行程都需要提前通知。并且時間提前確定，還會有利于場地價格的選擇和談判。另外時間的選擇盡量錯開大型節(jié)假日、當?shù)靥厥夤?jié)假日（有針對性的選擇參加另當別論），避免交通、服務等諸多不便。如果有邀請政府領導出席的會議，還需注意盡量不要選擇周六至周一期間召開，因為領導內心也不愿自己的周末時間被占用，并且周一一般也是政務較忙的日子，如果選擇周一召開，或許就有被拒絕的可能！ 　 

1.5工作成員分組：　

當前面的要素都確定后，就需要來確定人員了，操作模式一般會有三種：外腦全盤操作、內部人員全部擔當、以及內外人員結合。會議規(guī)模較大的或者企業(yè)本身人員結構不足以勝任的，可以找專業(yè)外援外腦來完成會議組織，這個模式往往企業(yè)比較輕松，可以把主要精力放在會議的內容和議程上來，不過要注意考核外腦的實操能力，以及要多溝通，以免出現(xiàn)不可挽回的局面。但事實上往往很多企業(yè)選擇內外結合的模式來組織，這種模式比較放心，且費用相對全部外包會便宜不少。 　　 

選擇確定人員組織模式后，接下來就要按照現(xiàn)代管理學中PDCA戴明環(huán)的模式，進行會議項目組織的組件工作了，首先我會確定項目總負責人，負責總協(xié)調與推進工作，然后按會議召開需求進行板塊小組的劃分，如同切割蛋糕一樣，再確定各小組的職責、具體事務、小組第一負責人、小組成員。選擇企業(yè)內部人員自行組織操作會議的企業(yè)，小組負責人需要有實操經驗。具體小組一般劃分為（名稱自擬）： 　　 

接待組：會議日程、通知接送、報道接待、就餐住宿、票務、保險、醫(yī)務　

會議組：會議議程、稿件籌備、會議主持、媒體傳播　

活動組：頒獎、產品發(fā)布、演出、旅游、拓展等組織　

現(xiàn)場組：物料設計、現(xiàn)場布置、影視資料編輯、影音執(zhí)行 　　 

每個小組負責人需要按照主要職責，表格化詳細分解小組詳細工作，并標注執(zhí)行人、到位時間和達到的效果。如現(xiàn)場組： 　　 

接待大廳：接待背景設計、簽到桌擺放、指引導視稿件設計及張貼 / 負責人 / 到位時間　

會議室：會議背景設計、演講臺鮮花、音響、無線麥、席簽 / 負責人 / 到位時間　

…　

總負責人則要不定期召集各小組組長探討本小組以及其他小組之間的事務是否有漏項，或者時間上的沖突等協(xié)調推進。