項(xiàng)目專家制訂的階段計(jì)劃發(fā)布后，項(xiàng)目辦公室主任必須據(jù)此制訂階段跟蹤計(jì)劃，以保證項(xiàng)目專家的總體安排在企業(yè)不同人員身上得到落實(shí)。階段計(jì)劃與階段跟蹤計(jì)劃兩者密不可分，但不能互相代替，前者是總體進(jìn)度，后者是細(xì)節(jié)安排。項(xiàng)目辦公室主任制訂階段跟蹤計(jì)劃必須把握好以下四個(gè)環(huán)節(jié)：

一、領(lǐng)會項(xiàng)目專家階段計(jì)劃的重點(diǎn)

領(lǐng)會項(xiàng)目專家階段計(jì)劃的重點(diǎn)是做好階段跟蹤計(jì)劃的關(guān)鍵。特別是要搞清楚每個(gè)子項(xiàng)目要達(dá)成的目標(biāo)，分別從時(shí)間要求、數(shù)量要求、質(zhì)量要求、完成措施、恰當(dāng)人選等五個(gè)維度思考完成方法或?qū)崿F(xiàn)路徑?？紤]成熟后，才能動手?jǐn)M訂階段跟蹤計(jì)劃。必要時(shí)可與項(xiàng)目專家電話溝通請教。項(xiàng)目專家也需要在項(xiàng)目辦公室主任首次擬訂階段跟蹤計(jì)劃時(shí)給予具體指導(dǎo)。

二、分項(xiàng)制訂跟蹤計(jì)劃或具體措施

與項(xiàng)目專家制訂的階段計(jì)劃用一張表格概述不同，階段跟蹤計(jì)劃可能需要分列幾個(gè)表格或下發(fā)不同的通知，具體形式視項(xiàng)目階段計(jì)劃中的內(nèi)容多少而定。比如說，第三階段計(jì)劃，項(xiàng)目專家安排了1次流程優(yōu)化技術(shù)方法的主題培訓(xùn)，安排了流程圖設(shè)計(jì)任務(wù)180個(gè)，流程圖審核任務(wù)150個(gè)，安排了管理人員流程管理技術(shù)方法考試1次。那么，項(xiàng)目辦公室主任就要制訂兩份階段跟蹤計(jì)劃，一份是流程圖設(shè)計(jì)任務(wù)跟蹤計(jì)劃，一份是流程圖審核跟蹤計(jì)劃；同時(shí)還要擬訂兩份通知，一份是關(guān)于主題講座的通知，一份是關(guān)于考試安排的通知。兩份通知都要計(jì)劃好時(shí)間、場地、參加人員、服務(wù)人員或監(jiān)考人員，并分別經(jīng)過項(xiàng)目專家和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長審核審批后下發(fā)。

三、任務(wù)逐一細(xì)分到人到天

兩份跟蹤計(jì)劃則需要分別用表格形式一一細(xì)化。茲以180個(gè)流程圖設(shè)計(jì)任務(wù)跟蹤計(jì)劃為例說明。此計(jì)劃用Excel表格較為合適。分別列出序號、流程圖代號名稱、系統(tǒng)設(shè)計(jì)師姓名、設(shè)計(jì)完成時(shí)間、項(xiàng)目專家修改時(shí)間、審核時(shí)間、審批時(shí)間。設(shè)計(jì)任務(wù)一定安排到具體日期，即體現(xiàn)“計(jì)劃到天，責(zé)任到人”原則，如下圖所示。

審核跟蹤計(jì)劃則需要列出序號、審核流程圖代號名稱、審核時(shí)間、審核場地、審核負(fù)責(zé)人、審核參與人、審核記錄人，并通知參與人提前閱讀擬審核的流程圖。

四、報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長審批后下發(fā)

階段跟蹤計(jì)劃擬訂初稿后，還需要與關(guān)鍵崗位人員（如可能出差、同期有重點(diǎn)項(xiàng)目跟蹤人員等）確認(rèn)時(shí)間。必要時(shí)可以安排項(xiàng)目秘書進(jìn)行校對，確認(rèn)無誤再上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組審批后下發(fā)。