項(xiàng)目秘書是在項(xiàng)目辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，收集、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)師完成任務(wù)情況的主要助手，也是臨時(shí)崗位，隨項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段完成而結(jié)束使命。人數(shù)視企業(yè)規(guī)模大小而定，小企業(yè)一個(gè)項(xiàng)目秘書即可，規(guī)模大的企業(yè)設(shè)三至五個(gè)項(xiàng)目秘書亦可。項(xiàng)目秘書在企業(yè)規(guī)范化管理體系建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的作用如下：

1、配合辦公室主任組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目的聯(lián)絡(luò)工作；

2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目專家團(tuán)隊(duì)成員的日程聯(lián)絡(luò)與吃、住、行安排；

3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目專家團(tuán)隊(duì)成員工作場(chǎng)所提供及會(huì)務(wù)服務(wù)；

4、負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件制作與分發(fā)工作；

5、負(fù)責(zé)項(xiàng)目信息收集與匯總整理工作；

6、負(fù)責(zé)指定系統(tǒng)設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)任務(wù)完成情況統(tǒng)計(jì)、跟進(jìn)工作；

7、負(fù)責(zé)項(xiàng)目各階段成果草案或文件資料的收集、統(tǒng)計(jì)、分類、傳遞、保管工作；

8、負(fù)責(zé)指定聯(lián)絡(luò)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組成員資料報(bào)送工作；

9、負(fù)責(zé)指定聯(lián)絡(luò)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組成員會(huì)議服務(wù)工作；

10、跟蹤分管項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案的草擬、討論、審核進(jìn)度和意見(jiàn)征集、匯總整理與反饋工作；

11、負(fù)責(zé)每次項(xiàng)目方案討論、修改、審核、審批的會(huì)議記錄，負(fù)責(zé)出席人員的考勤記錄及項(xiàng)目專家當(dāng)場(chǎng)做出的獎(jiǎng)懲評(píng)定結(jié)果記錄；

12、負(fù)責(zé)分管系統(tǒng)設(shè)計(jì)師的階段獎(jiǎng)勵(lì)統(tǒng)計(jì)匯總工作；

13、負(fù)責(zé)分管系統(tǒng)項(xiàng)目成果的培訓(xùn)組織工作；

14、負(fù)責(zé)分管系統(tǒng)項(xiàng)目成果的資料移交工作；

15、完成項(xiàng)目專家或項(xiàng)目辦公室主任交辦的其他工作。

在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，項(xiàng)目秘書的作用僅次于項(xiàng)目辦公室主任，也是企業(yè)規(guī)范化管理體系建設(shè)的重要崗位角色，積極參與、樂(lè)于付出，必定對(duì)自己對(duì)企業(yè)大有幫助，也能在企業(yè)管理方面大有前途、大有可為！