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企業(yè)規(guī)范化管理之計劃管理——制訂計劃的五個要訣

2017-03-01 10:52 作者：張國祥 點擊：

凡事預則立，不預則廢。良好的計劃是成功的一半。計劃很重要，是人都知道，問題是愿意訂工作計劃的人不多，知道如何訂計劃的人很少，訂了計劃能夠堅決執(zhí)行、堅持做到、務(wù)求做好的更是少之又少。

企業(yè)工作計劃通常分為年度計劃、月度計劃、周計劃、日計劃，同時還有項目計劃或?qū)ｍ椨媱?。毫無疑問，人人都應該做好日計劃，企業(yè)高層管理者需要做好年度計劃，企業(yè)的中堅力量——各部門主管則必須做好月計劃或周計劃。至于是以月計劃為主，還是以周計劃為主，則需要依據(jù)企業(yè)工作性質(zhì)及具體項目來決定，二者并舉也可。
不論何種計劃，其構(gòu)成內(nèi)容不外乎任務(wù)名稱、完成措施或關(guān)鍵節(jié)點、達成目的或完成量化指標、工作責任人、配合人或協(xié)作人、起止時間、完成天數(shù)、視需要可增加獎懲約定。所不同的只是任務(wù)多少而已。當然，日計劃可簡化壓縮為只有任務(wù)名稱加時間段即可。
如果說管理混亂的根源是權(quán)責不明，那么效率低下的原因就是計劃不清（或沒有計劃）。要解決效率低下的問題，就得從制定計劃著手，首先從學會制訂計劃開始！
在長期的企業(yè)咨詢過程中，我們總結(jié)出了制訂計劃的五個要訣：任務(wù)名稱準確、目標清晰可數(shù)、工作責任到人、完成時間到天、措施具體得力。五個要訣對提高員工制訂計劃的水平和速度大有幫助，現(xiàn)整理出來供有需要的企業(yè)或員工借鑒。
一、任務(wù)名稱準確
任務(wù)就是要干什么。任務(wù)名稱準確的具體要求是讓人一看就知道要做什么，一定是動詞+名詞，如催收貨款、繳納電費、拜訪客戶、開發(fā)供應商、確定承包合同格式文本等等。
不會訂計劃的員工主要問題是不知道自己應該做什么，一是習慣于聽從上級的安排，二是企業(yè)管理不規(guī)范，崗位職責不夠清晰明確，員工不知道自己的任務(wù)是什么。如果每一名員工都有清晰的工作職責，確定任務(wù)名稱就很容易了。比如招聘主管的職責一定有進行人才市場調(diào)查、建立招聘渠道等，那么，擔任招聘主管的員工在制訂計劃時就會有這樣的任務(wù)名稱：進行本地區(qū)服裝設(shè)計師供給狀況調(diào)查、增加招聘渠道。當然下級員工的任務(wù)名稱也可以是上級主管工作計劃中已經(jīng)確定的事項。
二、目標清晰可數(shù)
任務(wù)目標就是工作要達到的程度和取得的結(jié)果。達成目標要么“看得見”、要么“數(shù)得出”。如“增加招聘渠道”要達成目標可以是“確定3家報批”，也可以是“簽訂3家合作合同”，還可以是“完成招聘渠道篩選報告”。前二個表述屬于“數(shù)得出”（3家），后一表述就屬于“看得見”（報告）。
確定達成目標取決于制訂計劃的員工所擔任崗位的權(quán)力。目標清楚，工作就不會走彎路。
三、工作責任到人
責任到人就是明確事情具體由誰做。不規(guī)范的企業(yè)往往把責任只劃到部門層面，而沒有劃到人頭。要知道部門是不會做事的，做事的只能是人——擔任特定崗位的員工。責任不到人，計劃十有八九要落空。責任人可以是制訂計劃者本人，也可以是制訂者下屬。如“制訂招聘計劃”可以是人力資源經(jīng)理本人，也可以是其下屬——擔任招聘主管或招聘專員的員工。責任人多數(shù)情況下是一個人，但也不排除有時候是一類人，比如“人力資源經(jīng)理”安排新制度培訓工作，其責任人就可以是他的下屬——四個主管分別同時去完成。
責任人是負主責的人。配合人或協(xié)作人也不可忽視。規(guī)范的企業(yè)工作都是按流程操作，是多崗位員工協(xié)同作戰(zhàn)，分兵把守。在計劃中明確配合人或協(xié)作人，就可以讓“他們”事先知曉配合要求或支持內(nèi)容，方便先做準備或事先留出時間，這樣工作才能夠有條不紊不至于打亂仗。
四、完成時間到天
時間到天有兩個涵義：一是要多少天完成，二是完成截止時間是哪一天。后面措施具體得力中的“關(guān)鍵節(jié)點”也有可能是時間安排，因為你如果錯過了這個時間，任務(wù)就不可能完成，比如外貿(mào)企業(yè)的船期，參加展會的參展期，參加招聘的招聘日等。
同一階段有多項工作任務(wù)，還得考慮輕重緩急，時間管理四象限法則就可以派上用場了。比如緊急的任務(wù)放在前面，不急的事情放在后面；或者把重要的事情放在前面或者增加完成時間。同時還要兼顧同一責任人不能在同一時段完成兩項工作。
完成計劃時限一定要留有余地。實際完成時間則盡量往前趕，這樣才能掌握工作主動權(quán)。
五、措施具體得力
措施是怎樣做。工作任務(wù)能否完成，措施很重要。措施具體說明員工知道事情應該怎么做，關(guān)鍵節(jié)點清楚說明員工心中有數(shù)。如果一名員工對該項工作從何處入手或關(guān)鍵節(jié)點把握不準，要把工作做好是不太可能的。比如任務(wù)名稱“增加招聘渠道”要完成的措施就可以是這樣：網(wǎng)上搜索中介機構(gòu)或平臺，初選6家中介或平臺，電話洽談確定3家意向中介或平臺、撰寫篩選報告上報經(jīng)理審批。
措施具體，工作就能有條不紊；措施得力，工作就能高效快捷。
可以這么說，工作越忙越是要訂計劃。計劃到位，事半功倍；計劃紊亂，手忙腳亂。
以上經(jīng)驗是筆者在咨詢企業(yè)輔導計劃制訂時與老板員工共同歸納總結(jié)的，在此對咨詢企業(yè)的老板員工一并表示感謝。

Tags：企業(yè)規(guī)范化管理 計劃管理 制訂計劃 要訣 計劃

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